Toda barbearia que paga comissão de assinatura por fichas já ouviu a frase: "esse número não bate com o meu". O motivo costuma ser simples: um dos dois olhou uma prévia, o outro olhou outra. O fechamento trancado do mês resolve isso, porque depois dele existe um único valor, igual para todos.
O que é trancar o mês das fichas?
Trancar o mês das fichas é congelar, em um momento definido, os números da comissão de assinaturas daquele mês: o faturamento das assinaturas (Fta), o percentual de comissão (C%), a quantidade de fichas (Qtf) e o valor de cada ficha (Vf). Depois disso, o mês ganha o selo "Trancado" e nenhum atendimento ou mensalidade novos alteram o resultado.
Aqui, "ficha" é a ficha de comissão de assinatura, creditada quando um atendimento coberto pelo plano é concluído. Não tem relação com a ficha cadastral do cliente. Para entender como a ficha nasce e como o valor dela é calculado, veja o post sobre o sistema de fichas para comissão em planos de assinatura.
Principais pontos
- Durante o mês, o valor da ficha é uma prévia (selo "Preliminar") e muda a cada atendimento concluído e a cada mensalidade.
- No dia 1, o sistema congela Fta, C%, Qtf e Vf, cria uma comissão pendente por ficha e tranca o mês.
- O titular pode antecipar o fechamento de um mês já encerrado pelo botão "Fechar mês".
- Depois de trancado, o valor do mês não muda, nem se um atendimento for cancelado ou reaberto.
- O barbeiro não vê a ficha: só enxerga as comissões no painel dele depois do fechamento.
Prévia e trancado: o que muda para o gestor
O mês de comissão de assinatura passa por dois estados, e confundi-los é a origem da maioria das discussões. Na prévia, o número é um retrato do momento. No trancado, é o número final.
| Preliminar (durante o mês) | Trancado (após o fechamento) | |
|---|---|---|
| Valor da ficha | Muda a cada atendimento concluído e a cada mensalidade que entra ou é estornada | Congelado |
| Onde aparece | Aba Assinaturas, em Financeiro → Comissões | Aba Assinaturas e comissões pendentes em Comissões |
| O que o barbeiro vê | Nada daquele mês | As comissões, depois do fechamento |
| Uso correto | Acompanhar o andamento | Conferir, pagar e responder dúvidas |
Quem consulta a prévia no dia 20 e cobra o mesmo valor no dia 1 está comparando dois retratos diferentes do mesmo mês. A regra prática é discutir valor apenas com o mês trancado.
Como o fechamento acontece
O fechamento ocorre de dois jeitos, e os dois executam a mesma função.
- Automático, no dia 1. Às 03:07 de Brasília, uma rotina do sistema percorre as barbearias que usam fichas, congela os quatro números, passa as fichas de pendente para fechado, cria uma comissão pendente por ficha e tranca o mês.
- Manual, pelo titular. O botão "Fechar mês", na aba Assinaturas, aparece para o titular em mês já encerrado, ainda não trancado e com fichas. Ele só antecipa o que o automático faria.
Rodar o fechamento duas vezes não duplica nada: a segunda rodada não faz nada. Para decidir como a barbearia remunera assinaturas, o post sobre como calcular comissão de barbeiro compara os modelos.
O que acontece quando algo muda depois do fechamento
Depois do selo "Trancado", o número do mês não é reaberto por acontecimentos posteriores. O manual do produto descreve três situações.
- Atendimento de mês trancado concluído depois: a ficha retroativa cai no mês corrente, não no mês fechado.
- Atendimento cancelado, reaberto ou marcado como falta: as fichas dele são apagadas. A comissão pendente ligada é apagada; se já estava paga, vira "A reverter". O valor congelado do mês fechado continua o mesmo, então a saída da ficha não redistribui nada para os outros barbeiros.
- Remover um item coberto que já tem ficha: a remoção falha. Para tirar o item, é preciso reabrir o atendimento, o que apaga as fichas, e só então remover.
Para quem precisa explicar uma correção a um barbeiro, vale seguir o rastro da venda na linha de tempo de auditoria de vendas da barbearia.
O que o barbeiro enxerga e quando
O barbeiro não vê ficha em nenhum momento. Depois do fechamento, ele vê as comissões no painel dele, uma por serviço, com a base e a taxa aplicada (C%). Antes do dia 1, nada daquele mês de assinaturas aparece para ele.
Isso tem um efeito direto na conversa. Como não existe prévia circulando entre a equipe, ninguém compara um número provisório com um final. Quando barbeiro e gestor discutem um valor, discutem o mesmo valor. Quem configura, fecha e paga é só o titular; a equipe com permissão financeira pode apenas ler a aba. Para definir quem enxerga cada tela, veja os níveis de acesso para recepcionistas e barbeiros. Já a meta em reais e a calculadora de comissão do painel estão no post sobre o painel do barbeiro com calculadora de comissões e meta.
Como usar o mês trancado para encerrar a discussão
Um roteiro curto para o gestor, quando o barbeiro questiona um valor:
- Confirme se o mês está com o selo "Trancado". Se ainda está "Preliminar", explique que o número ainda muda.
- Abra a aba Assinaturas no mês em questão e confira os cartões de Fta, C% médio ponderado, Qtf e Vf, além da tabela de fichas por barbeiro.
- Se o barbeiro diz que atendeu e não ganhou ficha, verifique se o atendimento está concluído e se o serviço estava coberto pelo plano.
- Se tudo bate, o número está fechado: a conversa passa a ser sobre o resultado, não sobre confiança.
Esse rito combina bem com um acompanhamento do pagamento ao longo dos meses, como mostra a série temporal de comissões, e com metas que não viram disputa entre colegas, como em motivar barbeiros sem competição tóxica.
Perguntas frequentes
O que significa trancar o mês das fichas?
Significa congelar Fta, C%, Qtf e Vf do mês, criar uma comissão pendente por ficha e marcar o mês como "Trancado". Depois disso, novos atendimentos ou mensalidades não alteram os números daquele mês. É o ponto em que a prévia vira valor final. Para estimar quanto as assinaturas rendem à barbearia, veja como calcular o retorno das assinaturas.
Dá para alterar a comissão depois que o mês é trancado?
Não pelo andamento normal da barbearia. O valor congelado do mês fechado não muda, mesmo que um atendimento seja cancelado ou reaberto. Uma ficha retroativa entra no mês corrente. Pagar a comissão segue o fluxo normal de Financeiro → Comissões.
O que acontece se eu cancelar um atendimento de um mês já fechado?
As fichas do atendimento são apagadas. A comissão pendente ligada a elas também é apagada; se já estava paga, passa a "A reverter". O valor congelado do mês não muda, então os outros barbeiros não recebem redistribuição.
O barbeiro vê as fichas dele?
Não. O barbeiro não vê ficha. Depois do fechamento, ele vê no painel as comissões geradas, uma por serviço. Antes do dia 1, nada daquele mês aparece para ele.
Posso fechar o mês antes do dia 1?
Só com o mês já encerrado. O titular usa o botão "Fechar mês" na aba Assinaturas, que aparece em mês encerrado, ainda não trancado e com fichas. Durante o mês corrente, as comissões da ficha ainda não existem para pagar.
Conclusão
Trancar o mês troca uma prévia que muda todo dia por um número único, congelado e igual para o gestor e para o barbeiro. Com isso, a conversa deixa de ser sobre quem confia em quem. Para configurar as regras e acompanhar tudo em um só lugar, conheça o cálculo de comissão de barbeiro do Barberium.